L’UPVD est une université pluridisciplinaire favorisant l’égalité des chances, avec un fort ancrage territorial en Occitanie Pyrénées-Méditerranée : 4 sites à Perpignan et 4 autres dans les Pyrénées-Orientales (Canet, Tautavel et Font-Romeu, Port-Vendres), 3 sites dans l’Aude (2 à Narbonne et 1 à Carcassonne) et deux sites délocalisés à Paris et au Maroc.
Comptant environ 9500 étudiants dont 350 doctorants, l’UPVD emploie près de 450 personnels enseignants-chercheurs et enseignants, 400 personnels administratifs et techniques et plus de 600 vacataires. L’université compte 5 facultés et 3 instituts. Forte de ses 17 laboratoires dont beaucoup sont liés à des instituts nationaux (ex. CNRS), de ses deux fédérations de recherche, de ses écoles doctorales, l’UPVD est en pointe sur les enjeux sociétaux actuels, notamment la transition écologique, la biodiversité et l’adaptation des plantes aux changements climatiques. Ses axes de recherche concernent plus généralement le monde du vivant, les sciences et techniques, les lettres et sciences humaines mais également le droit, les sciences économiques et le management. L’UPVD compte également une Fondation Universitaire.
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Missions détaillées :
Mission 1 : Gestion Administrative
Assurer la gestion des heures complémentaires des enseignants vacataires de l’IUT et le suivi des dossiers
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des vacataires et des conventions
Suivi des actes de gestion des personnels BIATSS (recueil, classement, arrêt, dossier d’avancement)
Mission 2 : Gestion Pédagogique
Croisement des données d'inscription entre Apogée et Sco-Doc, logiciel spécifique aux IUT
Assurer le lien avec le service de la DEVE pour toutes les demandes (commissions pédagogiques, jurys, brochure ODF, conseils de perfectionnement, calendrier)
Gérer les demandes de transfert de dossier entre université/IUT en relations avec la Scolarité centrale
Mission 3 : Accueil et standard
Assurer l’accueil physique et téléphonique
L'IUT recherche un agent administratif polyvalent capable de travailler en équipe avec un sens de l'organisation avéré. En charge d'activités différentes comme la participation à la gestion des enseignants vacataires ou au suivi des dossiers des personnels administratifs en lien avec la responsable administrative mais aussi , l'agent viendra en appui à la scolarité centrale et aux scolarités pédagogiques.
Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de l’IUT et Interaction avec les services de l’UPVD
Connaissance du référentiel BUT et des conditions de diplomation.
Savoir-faire :
connaissance des textes réglementaires
Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution
Savoir-être :
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Adaptabilité
Organisation et rigueur
Capacité à gérer le stress
Devoir de réserve