L’UPVD est une université pluridisciplinaire favorisant l’égalité des chances, avec un fort ancrage territorial en Occitanie Pyrénées-Méditerranée : 4 sites à Perpignan et 4 autres dans les Pyrénées-Orientales (Canet, Tautavel et Font-Romeu, Port-Vendres), 3 sites dans l’Aude (2 à Narbonne et 1 à Carcassonne) et deux sites délocalisés à Paris et au Maroc.
Comptant environ 9500 étudiants dont 350 doctorants, l’UPVD emploie près de 450 personnels enseignants-chercheurs et enseignants, 400 personnels administratifs et techniques et plus de 600 vacataires. L’université compte 5 facultés et 3 instituts. Forte de ses 17 laboratoires dont beaucoup sont liés à des instituts nationaux (ex. CNRS), de ses deux fédérations de recherche, de ses écoles doctorales, l’UPVD est en pointe sur les enjeux sociétaux actuels, notamment la transition écologique, la biodiversité et l’adaptation des plantes aux changements climatiques. Ses axes de recherche concernent plus généralement le monde du vivant, les sciences et techniques, les lettres et sciences humaines mais également le droit, les sciences économiques et le management. L’UPVD compte également une Fondation Universitaire.
- Encadrer l’équipe du Service de la Scolarité pédagogique (3 gestionnaires) et suivre l’activité du service sur 3 sites : Perpignan, Narbonne et Paris
- Veiller au respect des procédures, calendriers, textes réglementaires
- Structurer et planifier l’activité de la Scolarité pédagogique en fonction des calendriers universitaires (candidatures, inscriptions, examens, délibérations)
- Apporter assistance et expertise dans le domaine de la scolarité aux équipes administratives et enseignantes de l’UFR
- Participer au suivi particulier et individuel des étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, artistes de talents.
Activités principales :
Assurer la direction du Service de la Scolarité de l’UFR des SJE (site de Perpignan et sites délocalisés de Narbonne et de Paris)
- Assurer l’encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de la gestion de la scolarité pédagogique
- Planifier les activités du service en fonction des priorités
- Assurer le suivi des dossiers complexes
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la scolarité centrale, de la Direction de la Formation et de la Vie Universitaire, la cellule EBPP
- Élaborer et organiser le calendrier des examens et des délibérations
- Organiser les délibérations et suivre la délivrance des résultats
- Suivre la procédure de clôture des sessions et demandes des diplômes auprès du service de la Direction de la Formation et de la Vie Universitaire
- Coordonner la gestion des réclamations de notes
- Gérer les contentieux
- Superviser la mise à jour des Modalités de Contrôle des Connaissances à intégrer dans le logiciel de scolarité Apogée et créer, modifier ou contrôler les règles de calcul
- Contrôler le processus des candidatures (e.candidat, études en France)
- Veiller à l’application de la réglementation (jurys, commissions pédagogiques)
- Superviser et décider de la mise en place de l’anonymat et de la gestion de notes par lecteur optique
- Suivre les saisines de la commission disciplinaire pour la composante et mise en application des décisions.
Poste ouvert aux contractuels de catégorie A - ASI
CDD de 3 mois non renouvelable à 100% - date de prise de poste à compter du 1er septembre 2025
Le dossier de candidature complet ( lettre de motivation, CV) est à transmettre pour le 15 juin 2025, délai de rigueur.
Connaissances :
- Savoir utiliser des outils bureautiques (EXCEL, WORD), logiciels de gestion (APOGEE, ADE) ou plateformes spécifiques (e-candidat, Etudes en France)
- Connaître la règlementation des examens dans les différentes filières de l’UFR
Savoir-faire et savoir être :
- Savoir encadrer une équipe
- Savoir gérer son temps, anticiper et s’adapter à l’évolution du poste (nouveaux outils, nouvelles procédures etc.)
- Avoir le sens du service public, une qualité d’écoute et une aptitude au dialogue notamment dans les situations conflictuelles
- Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur, réactivité.
Temps de travail : Le protocole sur le temps de travail en vigueur à l’UPVD prévoit un temps de travail effectif de 37h30 hebdomadaires
Avantages : 57 jours de congés annuels ; possibilité de bénéficier de l’ensemble des services proposés par le CASUP (réductions, activités sportives et culturelles sur le campus…)
Fourchette salariale : Le protocole de gestion des personnels contractuels en vigueur à l’UPVD prévoit une grille de rémunération en fonction de l’expérience de l’agent sur le poste concerné.
Pour ce poste de catégorie A - ASI la fourchette salariale est comprise entre 1870 € et 2133 € bruts/mensuel.
Conditions de diplôme : Bac + 2
Environnement de travail : CAMPUS MAILLY - PERPIGNAN
-Pics d’activités forts avant, pendant et après la période d’examens
- Plusieurs sites de formation à superviser (Perpignan, Narbonne, Paris)
Le service de scolarité pédagogique fait partie de l’UFR des Sciences juridiques. Il travaille en relation étroite avec les autres services de l’UFR : le décanat et les secrétariats pédagogiques (à Perpignan et à Narbonne). Il a également beaucoup d’interactions avec le service de la Scolarité centrale de l’UPVD, le Bureau des études et de l’offre de formation et le BAEH (Bureau d’Accueil des Etudiants en Situation de Handicap).